Politique de confidentialité

Ce service traite des données concernant des enfants mineurs. Cette page décrit précisément lesquelles, pourquoi, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger.

Qui est responsable de quoi

Chaque établissement scolaire décide des données qu'il saisit et de leur usage : c'est lui le responsable du traitement.

FILATECH SARL fournit l'outil et l'héberge : c'est un sous-traitant. Il n'exploite les données d'aucune école à d'autres fins que le fonctionnement du service — ni revente, ni cession, ni publicité, ni entraînement de modèle.

Ce qui est collecté

Sur l'élève : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, photo si l'école en dépose une, classe, notes, absences et retards, sanctions, documents remis lors de l'inscription.

Sur les responsables : nom, téléphone, adresse électronique si elle existe, lien avec l'élève, situation des paiements dus à l'établissement.

Sur le personnel : identité, fonction, affectations, et éléments de paie pour les écoles qui utilisent ce module.

Dans un établissement militaire seulement : le grade du personnel, les récompenses et les punitions portées au registre avec les faits qui les motivent, les performances mesurées aux épreuves physiques, la chambrée occupée à l'internat, et les permissions de sortie accordées. Ces modules n'existent pas dans un établissement civil, et aucune de ces données n'y est collectée.

Une donnée de santé, et une seule : le régime alimentaire d'un pensionnaire — sans porc, sans viande, allergie, régime médical — avec une précision courte destinée au cuisinier. Elle est recueillie parce qu'une cuisine qui ignore une allergie met quelqu'un en danger. Le produit ne tient aucun dossier médical : ni diagnostic, ni traitement, ni antécédent, et aucune case ne permet d'en saisir. Cette donnée n'est visible que du personnel chargé de l'internat.

Techniques : un journal des actions sensibles — qui a consulté ou modifié quoi, et quand. Il existe pour vous protéger : c'est ce qui permet de savoir qui a touché au dossier d'un enfant.

Pourquoi

Pour tenir la scolarité : inscrire, noter, éditer les bulletins, suivre les présences, encaisser les frais, communiquer avec les familles. Aucune donnée n'est collectée « au cas où ».

Combien de temps

Les données scolaires sont conservées pendant la scolarité de l'élève dans l'établissement, puis pendant la durée qu'impose la réglementation pour les pièces scolaires et comptables. Au-delà, l'établissement peut demander leur effacement.

Le journal des actions est conservé de façon glissante, sur la durée réglée par l'établissement.

Qui y accède

Seuls les personnels de l'établissement, selon leur rôle : un enseignant voit ses classes, un comptable voit les paiements, un parent voit son enfant et lui seul. Les accès sont journalisés.

Le personnel de FILATECH SARL n'accède aux données d'une école que sur sa demande, pour une intervention technique, et cet accès est journalisé lui aussi.

Un service d'assistance situé à l'étranger

Le produit sait faire appel à un service d'intelligence artificielle hébergé hors de Guinée, pour deux tâches précises :

• proposer une appréciation de bulletin : le prénom de l'élève et ses notes sont transmis ;
• relever une liste d'élèves dans un PDF : le document est transmis en entier — noms, dates de naissance, classes, numéros des parents.

Ces deux usages sont éteints par défaut, et chacun a son propre interrupteur : accepter le premier n'active pas le second. Seul l'établissement peut les allumer, dans ses réglages, et il peut les éteindre à tout moment. Tant qu'ils sont éteints, aucune donnée d'élève ne quitte le serveur — les autres aides, comme les synthèses de direction, ne transmettent que des totaux, sans aucun nom.

Chaque appel est journalisé : la date, la personne, et le volume. Le contenu transmis n'est pas conservé dans le journal, précisément parce qu'il s'agit de données nominatives.

L'établissement qui active ces fonctions doit savoir que ses données sont alors soumises aux conditions du prestataire d'assistance, que FILATECH SARL lui communique sur demande. Un établissement qui ne veut rien voir sortir de Guinée les laisse éteintes : le produit fonctionne entièrement sans elles.

L'application mobile

L'application KOLIMA SCHOOL pour téléphone Android donne aux enseignants la liste de leurs classes et la feuille d'appel, et aux parents le suivi de leur enfant. Elle ne permet pas de créer un compte : c'est l'établissement qui ouvre les accès.

Ce qu'elle demande à votre téléphone : l'accès à internet, et rien d'autre. Ni la position, ni les contacts, ni l'appareil photo, ni le microphone, ni les fichiers.

Ce qu'elle garde sur votre téléphone : votre jeton de connexion, votre nom et votre rôle, la liste de vos classes, et les appels saisis hors réseau en attente d'envoi. Ces éléments servent à ce que l'application reste utilisable là où le réseau ne passe pas. Ils sont effacés à la déconnexion, et lorsque l'application est désinstallée.

Ce qu'elle n'envoie à personne : il n'y a dans cette application aucune publicité, aucune mesure d'audience, aucun outil de suivi, et aucun identifiant publicitaire. Elle ne parle qu'au serveur de votre établissement.

Vos droits

Vous pouvez demander à accéder aux données concernant votre enfant, à les faire corriger, et à en obtenir une copie.

Adressez-vous d'abord à l'établissement : c'est lui qui détient les données et qui peut agir. Si votre demande reste sans réponse, écrivez à contact@kolimagn.com.

Supprimer un compte et ses données

Aucun compte ne se crée depuis l'application ou le site : c'est l'établissement qui les ouvre, et c'est à lui de les fermer. Demandez-le lui, et l'accès est retiré.

Pour l'effacement des données elles-mêmes, la demande passe par l'établissement, qui en est responsable — nous ne pouvons pas effacer le dossier scolaire d'un enfant sur la seule demande d'un tiers, ni sans que l'école sache que ce dossier a disparu. Si l'établissement ne répond pas, écrivez à contact@kolimagn.com en indiquant le nom de l'école : nous la solliciterons.

Certaines pièces ne peuvent pas être effacées sur demande tant que la loi impose de les garder — les écritures comptables et les registres scolaires en particulier. Elles le seront au terme de ce délai.

Sur votre téléphone, se déconnecter de l'application efface les données qu'elle y conservait ; la désinstaller les efface également.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair. Les sauvegardes sont quotidiennes. Aucun dispositif n'est infaillible : en cas de violation de données, les établissements concernés sont prévenus.